مفاهیم و تعاریف بودجه ریزی عملیاتی

بودجه ریزی عملیاتی یا بودجه بر حسب عملیات عبارت است از: بودجه ای که بر اساس وظایف، عملیات و پروژه هایی که خریداری می کند و یا به عبارتی به جای توجه به وسایل اجرای فعالیت ها، خود فعالیت و مخارج کارهایی که باید انجام شود، مورد توجه قرار می گیرد )مک گیل، ۱۳۸۴)

بودجه ریزی عملیاتی در واقع همان بودجه برنامه ای است که به نحو دقیق تر و روشن تری اجرای برنامه ها را از دیدگاه فایده و هزینه تجزیه و تحلیل می نماید و به علل افزایش قیمت تمام شده واقف می گردد و در نهایت به مدیریت سازمان کمک می کند. استقرار این سیستم مستلزم وجود اطلاعات دقیق در مورد اجرای برنامه ها، فعالیت ها و عملیات هر واحد است لذا حرکت به سوی بودجه عملیاتی موجب گسترش و نگهداری حسابها و جزئیات در امور مالی دستگاه می باشد. بودجه ریزی عملیاتی بر پایه چهار اصل زیر استوار است. (قادری و فرزیب، ۱۳۸۵)

الف - حسابداری قیمت تمام شده    ب- روش اندازه گیری کار   ج- استفاده از فرمها   د - استفاده از استانداردها

در بودجه ریزی عملیاتی منابع بر اساس اولویت امور و نتایج قابل اندازه گیری تخصیص داده می شوند. بودجه عملیاتی محصول برنامه ریزی استر اتژیک است که در آن تصمیمات مربوط به تخصیص بهینه منابع بر پایه نتایج پذیرفته شده و معیارهای سازمانی مربوط  به اهداف کلی، اختصاصی، استراتژی ها و برنامه های عملیاتی هر سازمان صورت می گیرد.(رئیس سرکندیز، 1۳۸۵)

کمیسیون هوور، بودجه ریزی عملیاتی را اینگونه تعریف می کند:  در مقوله بودجه ریزی عملیاتی، تمرکز بر وظایف یا فعالیت ها است یعنی بر تحقق اهداف به جای اینکه بر فهرست کارکنان دولت یا مجوزهای خرید متمرکز شود.

بودجه ریزی عملیاتی یک برنامه تلفیق عملکرد و بودجه سالانه می باشد که روابط بین سطح اعتبارات برنامه و نتایج مورد انتظار را نشان می دهد. همچنین تأیید می کند که یک هدف یا مجموعه ای از هدفها باید با مقدار معینی از اعتبارات بدست آید.

در تعریفی که توسط صندوق بین المللی پول از بودجه ریزی عملیاتی عنوان شده است بودجه ریزی عملیاتی عبارت است از: روشها و سازوکارهایی که ار تباط بین اعتبارات تخصیص یافته به دستگاه های اجرایی را با خروجی ها و پیامدهای آنها از طریق بکارگیری اطلاعات عملکردی در تخصیص منابع تقویت می سازد.

2-2- مزایای بودجه ریزی عملیاتی

مهمترین مزیت بودجه ریزی عملیاتی صرفه جویی است و مزایای دیگرآن عبارتند از:

۱ - شفاف سازی فرآیند بودجه ریزی

۲ - صرفه جویی اقتصادی

۳- پرهیز از موازی کاری

۴ - ارتقای کارآمدی

۵ - افزایش کارآیی و اثربخشی عملکرد دولت و سازمانها از طریق تمرکز منابع در جهت ضروری ترین و مهمترین نتایج

۶ - اصلاح و بهبود تصمیم گیری در مورد مؤثرین راه برای استفاده از منابع محدود کشور

۷ - بهبود عملکرد از طریق پیوند دادن بودجه و عملکرد برنامه. (پناهی، ۱۳۸۴ )

2-3 - مشکلات پیاده سازی بودجه ریزی عملیاتی در سازمانهای دولتی

ضمن انتقاد از تداوم بودجه ریزی سنتی، مقاومت بدنه اجرایی ساختار دولتی را از جمله مشکلات اصلی عملیاتی کردن بودجه میباشد. از دیگر مشکلات اجرایی بودجه ریزی عملیاتی می توان به موارد زیر اشاره نمود:   (محمودی، ۱۳۸۶)

۱. ضعف در تهیه اطلاعات معنادار

۲. تولید اطلاعات مازاد و بی فایده

۳. تمایل سازمانهای نظارتی جهت کنترل دقیق روی اقلام هزینه ای به خاطر اجبار به پیروی از قانون بودجه.

۴. ناکامی در اعمال این اصلاحات در اصلاحات وسیع تر بودجه بویژه اصلاحات مربوط به افزایش تفویض اختیارات.

۵. فقدان تلقی واحد از مفهوم بودجه عملیاتی در سطح سازمانها و سطح کلان کشور

۶. نبود متولی قدرتمند و وجود قوانین متعدد و احیاناً متناقض

۷. تعریف نشدن و تفکیک نکردن وظایف حاکمیتی و تشریح سایر وظایف)  وظیفه ارشادی (

 2-4- اهداف بودجه ریزی عملیاتی

هدف نهایی بودجه ریزی عملیاتی کمک به اتخاذ تصمیمات عقلایی درباره تخصیص و تعهد منابع دولت بر اساس پیامدهای قابل سنجش می باشد که نتایج قابل انتظار) عملکرد) دستگاه را در طول زمان منعکس می کند. با این تفسیر، بودجه ریزی عملیاتی مقاصد و اهداف زیر را دنبال می کند:

۱ - ارائه مبنای صحیح برای اتخاذ تصمیم در خصوص تخصیص منابع

۲ - تعیین نتایج قابل سنجش و مورد انتظار که از یک تخصیص بودجه خاص قا بل حصول است.

۳ - تمرکز فرآیند تصمیم گیری روی مهم ترین مسائل و چالش هایی که دستگاه با آن مواجه است.

۴ - ایجاد یک فرآیند منطقی برای تصمیم گیری در خصوص بودجه که به طور مستقیم با فرآیند برنامه ریزی، اجرا و کنترل، ارزیابی و گزارش عملکرد در ارتباط می باشد.

۵ - ایجاد ارتباط بین بودجه و نتایج عملکرد برنامه

۶ - تمرکز فرآیند تصمیم گیری روی مهمترین مسائل و چالش هایی که دسنگاه با آن روبرو ست.

۷ - ارائه مبنایی برای پاسخ گویی بیشتر در قبال استفاده از منابع کشور.

۸ - افزایش کارآیی مدیریت هزینه ها و صرفه جویی در هزینه ها.

2-5-مراحل بودجه ریزی عملیاتی

برای انجام بودجه ریزی عملیات بطور خلاصه می توان مراحل زیر را عنوان نمود:

- تجدید ساختار بودجه و سازماندهی آن بر اساس برنامه های راهبردی دستگاههای اجرایی و سازمان ها.

- تشریح و تصریح رابطه ساختار سازمان با بودجه های عملیاتی از بالا به پایین.

- مرتبط ساختن فعالیتهای روزمره به بودجه براساس شاخص ها.

- استخراج هزینه کامل فعالیت جهت تسهیل دستیابی به اهداف.

مراحل بودجه ریزی عملیاتی و ارتباط بین بودجه با برنامه های راهبردی از یک طرف و بودجه با فعالیت های روزانه از طرف دیگر را می توان در قالب نمودار زیر ارائه کرد.( پناهی، ۱۳۸۴)